GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Cá nhân, doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động marketing, PG, quảng bá thương hiệu đến người tiêu dùng. Để tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp, không bị hủy bỏ vào phút chót cá nhân, doanh nghiệp cần có giấy phép tổ chức sự kiện. Vậy để xin được thì cần làm những thủ tục như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Greenlaw để có được những thông tin hữu ích nhất.

Giấy phép tổ chức sự kiện
Giấy phép tổ chức sự kiện

Sự kiện nào cần xin giấy phép ?

Theo quy định pháp luật hiện nay, hầu hết các sự kiện, chương trình thì đều phải xin giấy phép của cơ quan có thẩm quyền. Tùy thuộc và loại sự kiện, chương trình thì yêu cầu giấy phép sẽ khác nhau.

Những sự kiện, chương trình phổ biến hiện nay cần xin giấy phép như: buổi họp báo, chương trình biểu diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp, chương trình ca nhạc, sự kiện quảng bá sản phẩm,…

Đối với những sự kiện cá nhân nhỏ như tiệc sinh nhật, tiệc đầy tháng, buổi họp liên hoan,… cá nhân, tổ chức không phải xin giấy phép.

Cơ quan cấp phép tổ chức sự kiện

Phụ thuộc vào tính chất của mỗi sự kiện, event cụ thể mà cá nhân, doanh nghiệp cần đến cơ quan có thẩm quyền để xin giấy phép.

Đối với những sự kiện không có yếu tố nước ngoài, Cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ thường sẽ là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở ban hành có liên quan, cụ thể là Sở Văn hóa và Thể thao ở tỉnh/thành phố nơi tổ chức sự kiện.

Đối với những sự kiện có quy mô thực hiện từ 2 tỉnh/thành phố trở lên, mang tính chất thuộc Bộ và các cơ quan ngang Bộ, cơ quan có thẩm quyền có thể là Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch (Cục Nghệ thuật biểu diễn), Bộ Công thương hoặc Bộ Thông tin và truyền thông,… sẽ cấp giấy phép cho các sự kiện.

Đối với những hội nghị, hội hội quốc tế cấp cao có sự tham dự của người đứng đầu, quan chức cấp cao của các quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc tổ chức quốc tế, Thủ tướng Chính phủ là người đưa ra quyết định cho phép tổ chức.

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện theo từng loại

Đối với sự kiện, chương trình thông thường hồ sơ gồm các tài liệu sau:

  • Đơn đề xin giấy phép tổ chức sự kiện;
  • 02 Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và tổ chức thực hiện sự kiện;
  • Kịch bản sự kiện, chương trình (bản sao có đóng dấu treo của doanh nghiệp);
  • Hợp đồng và giấy ủy quyền của doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện (nếu có);
  • Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện, chương trình (do đơn vị tổ chức sự kiện soạn thảo, số lượng ít nhất là 04 bản);
  • Tài liệu khác tùy vào loại hình sự kiện, chương trình, hội họp, buổi biểu diễn,…

Hồ sơ theo từng loại hình sự kiện chi tiết như sau:

Loại hình sự kiệnHồ sơ
Tổ chức họp báo1-  Đơn xin phép tổ chức họp báo;

2-  Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức (02 bản sao chứng thực);

3-  Tài liệu về nội dung, mục đích họp báo, giấy phép biểu diễn, quà tặng khuyến mãi…).

4-  Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức buổi biểu diễn ca nhạc1-  Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ca nhạc: nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung buổi biểu diễn, có tổ chức bán vé không;

2-  Bản sao công chứng giấy phép hoạt động;

3-  Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;

4-  Bản ghi lời bài hát;

5-  Tài liên quan đến quyền tác giả, quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn.

6-  Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức trình diễn thời trang1-  Giấy phép xin tổ chức trình diễn thời trang;

2-  Danh sách người mẫu, nhà thiết kế;

3-  Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn;

4-  Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức buổi trình diễn;

5-  Tổ chức phúc khảo được tổ chức trước ít nhất 5 ngày trước khi tổ chức trình diễn thời trang.

 

Tổ chức buổi triển lãm (triển lãm ảnh, triển lãm ảnh)1-  Đơn đề nghị nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;

2-  Danh mục tác phẩm được triển lãm: chất liệu, nội dung, kích thường…

3-  Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;

4-  Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;

5-  Mẫu giấy mời khách mời tham dự buổi triển lãm.

 

Các mẫu đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện

Cá nhân, tổ chức có thể tham khảo một số mẫu đơn Greenlaw đã sử dụng như sau:

–  Tổ chức họp báo:

Xin giấy phép tổ chức sự kiện họp báo
Xin giấy phép tổ chức sự kiện họp báo

– Tổ chức lễ hội:

Xin giấy phép tổ chức sự kiện lễ hội
Xin giấy phép tổ chức sự kiện lễ hội

– Tổ chức triển lãm:

Xin giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm
Xin giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm

Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Cá nhân, tổ chức thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị bộ đủ hồ sơ hoàn thiện, đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền

Các bạn tiến hành lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các phương thức sau:

Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.

Nộp qua đường bưu điện (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).

Nộp qua internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành liên quan khác.

Bước 4: Nhận kết quả nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Đến ngày hẹn trả kết quả thủ tục hành chính, các bạn sẽ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là Giấy phép tổ chức sự kiện.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ.

Thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Cá nhân, tổ chức sẽ phải nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện trước ít nhất 10 ngày diễn ra sự kiện. Đối với buổi trình diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp,… các sự kiện, chương trình mà cơ quan nhà nước cần duyệt phác thảo, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ trước ít nhất 30 ngày.

MỘT SỐ LƯU Ý KHI XIN GIẤY CẤP PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

– Xác định đúng thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép, bởi vì tùy từng loại event, chương trình thì yêu cầu thời hạn sẽ khác nhau. Mặt khác, cần lưu ý về thời hạn thực hiện có bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ không.

– Tìm hiểu đúng cơ quan có thẩm quyền cấp phép và quy cách làm việc để tránh tốn thời gian, công sức thực hiện thủ tục hành chính. Có những cơ quan hành chính triển khai việc tiếp nhận hồ sơ theo 3 phương thức (nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện, nộp qua internet) nhưng có những cơ quan hành chính bắt buộc phải đến bộ phận một cửa để nộp hồ sơ. Thông thường bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ làm việc từ sáng thứ 2 đến sáng thứ 6 và sáng thứ 7 (nghỉ chiều thứ 6).

– Trước khi nộp hồ sơ, cá nhân, tổ chức nên đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn về hồ sơ, điều kiện tổ chức sự kiện của mình.

Trên đây là những tư vấn của Greenlaw liên quan đến việc Xin giấy phép tổ chức sự kiện. Nếu bạn đọc còn bất kì băn khoăn gì, vui lòng liên hệ để chúng tôi giải đáp và hỗ trợ nhanh nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *