Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Nhu cầu thành lập văn phòng đại diện của các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện này đang có tỷ lệ gia tăng cao. Nhằm mục đích mở rộng quy mô thị trường, xây dựng, khẳng định thương hiệu doanh nghiệp. 

Nhưng để tiến hành các thủ tục thành lập theo đúng quy định pháp luật thì không ít khách hàng còn chưa biết tới. Đừng lo lắng, với bài viết này, chúng tôi xin hướng dẫn bạn cách chi tiết nhất để đăng ký hoạt động 1 VPĐD.

thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là gì?

Định nghĩa của Văn phòng đại diện (VPĐD) được pháp luật giải thích trong Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp 2014 (Ban hành vào 01/01.2015) như sau: “là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Hiểu một cách đơn giản nó là một đơn vị nhằm thay mặt cho doanh nghiệp trong một số hoạt động nhất định. Bên cạnh đó, bạn cũng nên biết về một số lưu ý trong đặc điểm, chức năng của nó như sau:

  • Được đăng ký con dấu riêng.
  • VPĐD chỉ được ký kết hợp đồng khi đã được có sự ủy quyền của phía doanh nghiệp mẹ. Mà không được phép sử dụng dấu của VPĐD nhằm ký kết các loại hợp đồng kinh tế, phát sinh doanh thu.
  • Có thể đặt trụ sở khác tỉnh, khác thành phố chứ không bắt buộc phải cùng nơi đặt trụ sở chính.
  • Không có chức năng kinh doanh mà giống như 1 văn phòng liên lạc.
  • Hỗ trợ cho phía doanh nghiệp mẹ thăm dò, nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, tiếp cận dễ dàng hơn với khách hàng.
  • VPĐD sẽ không phải nộp thuế môn bài, các báo cáo liên quan đến thuế.

Trong khi làm dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp tại Greenlaw, chúng tôi nhận thấy, bên cạnh việc tìm hiểu về văn phòng đại diện là gì. Thì quý khách hàng cũng khá quan tâm về quy định (điều kiện) trước khi tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Chính vì vậy, chúng tôi xin cung cấp, giải đáp chi tiết thêm về vấn đề này trong phần tiếp theo ngay sau đây.

Quy định về thành lập văn phòng đại diện

Để tiến hành thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải chấp hành nghiêm chỉnh theo những quy định theo pháp luật của nhà nước. Từ đó sẽ không tồn tại nguy cơ bị phạt hành chính, quá trình hoạt động diễn ra suôn sẻ. Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý:

Tên Văn phòng đại diện:

  • Không được trùng hoặc dễ gây ra hiểu nhầm với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
  • Nếu không được sự đồng ý của nhà nước thì không được phép dùng tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp, tên của 1 cơ quan nhà nước
  • Từ ngữ trong tên không vi phạm thuần phong mỹ tục, đạo đức, văn hóa dân tộc.
  • Tên VPĐD được viết bằng bảng chữ cái tiếng việt, sử dụng ký tự hoặc số để tạo ra sự phân biệt. Và phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.

Ví dụ. Công ty của bạn tên “ABC” thì tên VPĐD phải là Văn phòng đại diện ABC.

Ngành nghề:

Đăng ký ngành nghề kinh doanh cho VPĐD phải phù hợp với với ngành nghề kinh doanh của công ty.

Biển hiệu:

Trong các bộ hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm do VPĐD phát hành thì khổ chữ khi in hoặc viết tên VPĐD phải nhỏ hơn so với tên công ty mẹ.

Địa chỉ:

Các nhà chung cư và nhà tập thể sẽ không được phép làm địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Trình tự thực hiện thành lập văn phòng đại diện

Với kinh nghiệm đã cung cấp dịch vụ cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. Luật Greenlaw chúng tôi đã và đang thực hiện thành lập văn phòng đại diện theo quy trình 3 bước ngắn gọn sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị, soạn thảo hồ sơ

Hồ sơ đăng ký hoạt động thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật bao gồm: 

  1. 01 bản sao Hộ chiếu / Chứng minh thư nhân dân / Thẻ căn cước công dân đã công chứng không quá 3 tháng của người đứng đầu VPĐD.
  2. Thông báo về đăng ký thành lập (Download mẫu tại đây).
  3. Bản sao công chứng hợp lệ giấy ĐKKD của công ty mẹ.
  4. Biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện (trường hợp là công ty cổ phần, TNHH hai thành viên trở lên).
  5. Giấy tờ chứng minh doanh nghiệp được quyền sử dụng địa điểm thành lập.
  6. Quyết định thành lập và bổ nhiệm của giám đốc cho người đứng đầu VPĐD.
Quyết định thành lập văn phòng đại diện
Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Nộp trực tiếp:

Khi đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ được nêu tại mục trên, doanh nghiệp đem nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh, sở kế hoạch – đầu tư  (trực thuộc tỉnh, thành phố tại địa điểm thành lập văn phòng đại diện). 

  • Thời gian làm việc: từ 7h30 phút – 11h30 phút từ thứ 2 tới thứ 7 hàng tuần.
  • Thực hiện các thủ tục nộp hồ sơ, nhận số thứ tự, đóng lệ phí (100.000 VNĐ) tại quầy số 2 và chờ gọi đến số thứ tự.
  • Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu đúng quy định chuyên viên sẽ cấp giấy biên nhận cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp bạn nhờ tới Greenlaw, chúng tôi sẽ chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, chữ ký. Tới nộp và theo dõi, chờ đợi lấy kết quả trao lại cho quý khách hàng.

Nộp online:

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký trực tuyến qua địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn – Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Bước 3: Nhận kết quả.

Trong thời hạn 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.

Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan này sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung cho doanh nghiệp.

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, chúng tôi sẽ giúp bạn rà soát hồ sơ để tránh tình trạng bị ra thông báo sửa đổi.

Kết quả sau khi quý khách hàng sử dụng dịch vụ tại Greenlaw:

  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
  • Biển, Dấu tròn của văn phòng đại diện.
  • 01 Bộ hồ sơ lưu.

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Để VPĐD chính thức được đi vào hoạt động thì sau khi đăng ký hoạt động thành công, doanh nghiệp cần tiếp tục tiến hành thêm một số các thủ tục bắt buộc sau đây:

Thông báo mẫu dấu

– Khắc con dấu, ra thông báo sử dụng con dấu của văn phòng đại diện.

Treo biển hiệu

– Treo biển hiệu tại trụ sở VPĐD đã thành lập theo đúng quy định pháp luật.

– Biển hiệu bao gồm: Tên, địa chỉ, số điện thoại và cơ quan chủ quản.

Kê khai và Nộp thuế môn bài

Chính phủ quy định về kê khai, nộp phí môn bài tại khoản 6 Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP như sau: 

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

  1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
  2. Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.
  3. Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
  4. Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
  5. Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.
  6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).
  7. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/thue-phi-le-phi/Nghi-dinh-139-2016-ND-CP-le-phi-mon-bai-315033.aspx 

Lưu ý: doanh nghiệp cần phải thực hiện kê khai, nộp thuế trong thời gian 30 ngày, tính từ khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ tài chính (ban hành 15/08/2013), nghị định số 65/2013/NĐ-CP và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều Luật thuế thu nhập cá nhân. Thì VPĐD phải có trách nhiệm kê khai, nộp thuế, khấu trừ thu nhập của các cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên.

Chi tiết hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, thủ tục kê khai, nộp thuế tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP.

6 Lý do nên dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện tại GreenLaw

Chúng tôi là ai? – Greenlaw là công ty luật giàu kinh nghiệm trong việc hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp. Với 5 năm thành lập, chúng tôi đã giúp thực hiện đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho hơn 200 công ty trong nước. Lấy sự tin tưởng để đặt nền móng cho khách hàng, cùng khẩu hiệu “Your success is my success”. Chúng tôi hy vọng sẽ trợ giúp một phần nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Đến với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Greenlaw, bạn sẽ nhận được:

  1. Sự tư vấn về quy định pháp luật, điều kiện liên quan tới thành lập VPĐD.
  2. Hỗ trợ soạn thảo, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần có trong hồ sơ .
  3. Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan thẩm quyền, chờ đợi và bàn giao lại kết quả.
  4. Tiết kiệm, rút ngắn thời gian hoàn thành.
  5. Hoàn thành đầy đủ các thủ tục sau khi thành lập.
  6. Giảm thiểu chi phí thấp nhất cho quý khách hàng.

GreenLaw – Giải đáp mọi sự thắc mắc cho doanh nghiệp, liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0967.984.900 – 024.666.38.234

Xin cám ơn !!!

Tôi là luật sư Hoàng Văn Việt  hiện là giám đốc của Công ty Luật TNHH Greenlaw. Với các kiến thức trong nhiều năm hoạt động về lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Hy vọng những chia sẻ, tư vấn của tôi sẽ giúp ích được cho bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *