Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trước khi quyết định đầu tư tại một thị trường mới, doanh nghiệp nước ngoài thường sẽ tiến hành khảo sát, nghiên cứu và xúc tiến thương mại để tìm kiếm cơ hội kinh doanh tốt nhất. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài được sinh ra để thực hiện chức năng này.

Vậy trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như thế nào? Sau đây là bài viết chi tiết của GreenLaw về quy trình này.

Căn cứ pháp lý

Luật Thương mại năm 2005

Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về văn phòng đại diện và chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài

Thông tư số 11/2016/TT-BCT hệ thống các biểu mẫu sử dụng trong hoạt động của văn phòng đại diện và chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài.

Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về các khoản phí của nhà nước cho việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

1. Điều kiện được phép thành lập

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP để thành lập được văn phòng đại diện thì các công ty nước ngoài cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

– Là công ty được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài (pháp luật của quốc gia tham gia điều ước quốc tế có Việt Nam là thành viên hoặc đã được quốc gia đó công nhận). Trường hợp không thuộc quốc gia tham gia thì phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.

– Kể từ ngày đăng ký thành lập, công ty đã hoạt động được ít nhất là 01 năm.

– Tính từ ngày nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, thời hạn hoạt động trên Giấy chứng nhận kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của doanh nghiệp còn ít nhất 01 năm (nếu có quy định).

– Mục đích thành lập và hoạt động của Văn phòng đại diện đảm bảo phù hợp với các cam kết trong Điều ước quốc tế. Trường hợp mục đích khác cam kết trong Điều ước quốc tế thì phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

2. Trường hợp không được phép thành lập

Dù đáp ứng đủ các điều kiện để cấp phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, tuy nhiên theo quy định tại Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì công ty nước ngoài vẫn không được phép thành lập văn phòng đại diện trong một số trường hợp, cụ thể:

  • Công ty đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, tính từ ngày công ty bị thu hồi giấy phép thành lập.
  • Vì lý do khách quan như quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng nên hạn chế thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
  • Và một số trường hợp khác mà pháp luật có quy định.

Cơ quan có thẩm quyền

Đối với Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có trụ sở dự kiến nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thì Sở Công thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền xem xét và thực hiện cấp giấy phép.

Đối với Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có trụ sở dự kiến nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thì Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao tiến hành cấp giấy phép.

Lưu ý: Có hai trường hợp cần xin ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng Bộ Công thương trước khi được cấp giấy phép: Công ty nước ngoài được thành lập theo pháp luật quốc gia không tham gia Điều ước quốc tế có Việt Nam là thành viên và Mục đích thành lập văn phòng đại diện khác với cam kết trong điều ước quốc tế.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ xin thành lập

Thành phần hồ sơ bao gồm:

  1. Mẫu đơn đề nghị (áp dụng theo mẫu MĐ-1 của Thông tư 11/2016/TT-BCT)
  2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài.
  3. Văn bản của công ty nước ngoài thể hiện việc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
  4. Bản sao báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất của công ty nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp.
  5. Bản sao chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tương đương nếu là người Việt Nam đứng đầu. Trường hợp là người nước ngoài thì 01 bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương của người đứng đầu Văn phòng đại diện yêu cầu cấp phép.
  6. Bộ tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện (các tài liệu đảm bảo chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của công ty nước ngoài về địa điểm, thông thường sẽ gồm hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chủ sở hữu, giấy phép xây dựng hoặc các tài liệu tương đương)

Lưu ý:

Các tài liệu cung cấp bằng tiếng nước ngoài cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng việt và chứng thực bởi tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Khi điền đơn đề nghị:

  • Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam như làm văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
  • Thời hạn được phép hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tối đa là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn hoạt động của Giấy đăng ký kinh doanh.
  • Đơn đề nghị phải được đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký, đóng dấu công ty.

Số lượng hồ sơ:

01 (một) bộ.

Phương thức thực hiện

Công ty nước ngoài có 02 cách thực hiện đăng ký cấp giấy phép:

Nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền cấp phép (được áp dụng tại một số tỉnh thành như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh…).

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ.

Công ty nước ngoài chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và nộp theo một trong hai phương thức thực hiện nêu trên.

Bước 2: Nhận kết quả.

Công ty nước ngoài sẽ được cấp Giấy phép thành lập trường hợp hồ sơ hợp lệ và được chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có). Trường hợp không được cấp giấy phép, công ty nhận được văn bản thông báo nêu rõ lý do từ phía cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3. Công bố thông tin.

Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên cổng thông tin điện tử đầy đủ các nội dung mà Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài đã đăng ký theo quy định pháp luật.

Thời gian thực hiện.

Đối với thông báo sửa đổi bổ sung: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công ty nước ngoài cung cấp (và chỉ thông báo một lần duy nhất).

Thông báo kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ pháp luật đã quy định.

Công bố thông tin: 15 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp nước ngoài được cấp giấy phép thành lập.

Lưu ý: Trường hợp cần lấy ý kiến của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Thời gian gửi văn bản lấy ý kiến: 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan cấp phép nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ mà pháp luật đã quy định.

Thời gian gửi văn bản trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày Bộ quản lý chuyên ngành nhận được văn bản lấy ý kiến của cơ quan cấp giấy phép.

Thông báo kết quả: 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan cấp phép nhận được ý kiến của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Lệ phí nhà nước.

Mức thu: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép (Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 142/2016/TT-BTC).

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của GreenLaw

Luật GreenLaw xin cung cấp khách hàng dịch cụ thể như sau:

Tư vấn thủ tục đề nghị cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài; Tư vấn các quy định của pháp luật và quy trình tiến hành thủ tục;

Soạn thảo Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài, đại diện khách hàng nộp và nhận kết quả theo đúng quy định của pháp luật;

Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và thông báo cho khách hàng các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoàn thiện việc sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước;

Hỗ trợ khách hàng thông qua tư vấn các thủ tục liên quan đến thành lập Doanh nghiệp

Thông tin liên hệ: 

  • Hotline: 0967.984.900 – 024.666.38.234
  • Email: lienhe.greenlaw@gmail.com

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có cần thủ tục gì nữa không?

Thành lập Văn phòng đại diện là bước đầu tiên trong hoạt động xúc tiến thương mại của các thương nhân nước ngoài. Theo quy định pháp luật, sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục khác có liên quan, cụ thể như:

Mở tài khoản chuyên chi tại Ngân hàng được phép theo quy định pháp luật Việt Nam và lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận chi tiêu các hoạt động của Văn phòng đại diện;

Gửi báo cáo hằng năm bằng văn bản trước ngày 30 tháng 01 về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu); nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động khác nếu có và một số nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, Văn phòng đại diện còn cần tiến hành một số hoạt động nội bộ liên quan đến nhân sự như ký kết hợp đồng lao động, đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, xác nhận lương và thu nhập cho trưởng đại diện và các lao động

Lợi ích của việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài ?

Văn phòng đại diện giúp các nhà đầu tư nước ngoài có thể tìm kiếm cơ hội và phát triển các tiềm năng của doanh nghiệp thông qua nghiên cứu thị trường, xúc tiến hoạt động thương mại, giới thiệu sản phẩm.

Ngoài ra, việc quản lý văn phòng đại diện dễ dàng hơn do cơ cấu tổ chức không quá phức tạp, không phải chịu các vấn đề phát sinh từ thủ tục hành chính địa phương, đồng thời Văn phòng đại diện không phải chịu các loại thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp (do không hoạt động kinh doanh), thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, …

Làm đại diện công ty nước ngoài khi chưa có bằng đại học được không?

Pháp luật hiện hành không quy định về trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần phải đáp ứng các điều kiện như thế nào mà sẽ được tuyển dụng theo hợp đồng lao động hoặc do thương nhân nước ngoài cử sang làm đại diện. Do đó, khi chưa có bằng đại học, cá nhân vẫn có thể làm đại diện cho công ty nước ngoài nếu đạt được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc do chính thương nhân đó cử sang.

Trên đây là tất cả thông tin GreenLaw chia sẻ đến bạn về việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Cám ơn đã theo dõi !

 

 

 

 

 

Sửa đổi lần cuối

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *